DIAGRAMA DE FLUJO
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DIAGRAMA DE FLUJO
Es una representación pictórica de los pasos en proceso. Útil para determinar cómo funciona realmente el proceso para producir un resultado. El resultado puede ser un producto, un servicio, información o una combinación de los tres.
Al examinar cómo los diferentes pasos es un proceso se relacionan entre sí, se puede descubrir con frecuencia las fuentes de problemas potenciales. Los diagramas de flujo se pueden aplicar a cualquier aspecto del proceso desde el flujo de materiales hasta los pasos para hacer la venta u ofrecer un producto.
Con frecuencia este nivel de detalle no es necesario, pero cuando se necesita, el equipo completo de trabajo más pequeños pueden agregar niveles según sea necesario durante el proyecto.
¿CUANDO SE UTILIZA UN DIAGRAMA DE FLUJO?
Cuando un equipo necesita ver cómo funciona realmente un proceso completo. Este esfuerzo con frecuencia revela problemas potenciales tales como cuellos de botella en el sistema, pasos innecesarios y círculos de duplicación de trabajo.
Algunas aplicaciones comunes son:
DEFINICION DE PROYACTOS:
• Identificar oportunidades de cambios en el proceso.
• Desarrollar estimados de costos de mala calidad.
• Identificar organizaciones que deben estar representadas en el equipo.
• Desarrollar una base común de conocimiento para los nuevos miembros del equipo.
• Involucrar a trabajadores en los esfuerzos de resolución de problemas para reducir las resistencias futuras al cambio.
IDENTIFICACION DE LAS CAUSAS PRINCIPALES:
• Desarrollar planes para reunir datos.
• Generar teorías sobre las causas principales.
• Discutir las formas de estratificar los datos para el análisis para identificar las causas principales.
• Examinar el tiempo requerido para las diferentes vías del proceso.
DISEÑO DE SOLUCIONES:
• Describir los cambios potenciales en el proceso y sus efectos potenciales.
• Identificar las organizaciones que será afectadas por los cambios propuesto.
APLICACIONES DE SOLUCIONES:
• Explicar otros el proceso actual y la solución propuesta.
• Superar la resistencia al cambio demostrando cómo los cambios propuestos simplificarán el proceso.
CONTROL (RETENER LAS GANANCIAS):
• Revisar y establecer controles y monotorías al proceso.
• Auditar el proceso periódicamente para asegurar que están siguiendo los nuevos procedimientos.
• Entrenar a nuevos empleados.
¿COMO SE UTILIZA?
La metodología para prepara un Diagrama de Flujo es;
1. PROPÓSITO: analizar como se pretende utilizar el Diagrama de Flujo. Exhibir esta hoja en el pared y consultarla en cualquier momento para verificar que se Diagrama de Flujo es apropiado para las aplicaciones que se pretende.
2. DETERMINAR EL NIVEL DE DETALLE REQUERIDO.
3. DEFINIR LOS LIMITES: después de establecer los límites del proceso, enumerar los resultados y los clientes en el extremo derecho del diagrama.
4. UTILIZAR SÍMBOLOS APROPIADOS: utilizando los símbolos apropiados para el Diagrama de Flujo, presentar las respuestas como los primeros pasos en el diagrama.
5. HACER PREGUNTAS: para cada input, haga preguntas como:
*¿Quién recibe el input?
*¿Qué es lo primero que se hace con el input?
DOCUMENTAR: cada paso en la secuencia, empezando con el primer (ó último) paso. Para cada paso, hacer preguntas como:
*¿Qué produce este paso?
*¿Quién recibe este resultado?
*¿Qué pasa después?
*¿Alguno de los pasos requiere de inputs que actualmente no se muestran?
COMPLETAR: continuar la construcción del Diagrama de Flujo hasta que se conecte todos los resultados (outputs) definidos en el extremo derecho del diagrama. Si se encuentra un segmento del proceso que es extraña para todos en el salón, se deberá tomar nota y continuar haciendo el diagrama.
REVISIÓN: Preguntar:
*¿Todos los flujos de información encajan en los inputs y outputs del proceso?
*¿El Diagrama muestra la naturaleza serial y paralela de los pasos?
*¿El Diagrama capta de forma exacta lo que realmente ocurrió, a diferencia de la forma cómo se piensa que las cosas deberías pasar o como fueron diseñadas originalmente?
DETERMINAR OPORTUNIDADES
Nota: El Diagrama de flujo final deberá actuar como un registro de cómo el proceso actual realmente opera. Indicar la fecha.Aunque hay literalmente docenas de símbolos especializadas utilizados para hacer Diagrama de Flujos, se utiliza con más frecuencia los siguientes:
Las "líneas de flujos" son utilizadas para representar el progreso de los pasos en la secuencia. La punta de la fecha indica la dirección del flujo del proceso.
Otros dos símbolos que no son utilizados tan comúnmente y que pueden ser útiles son:
El "Símbolo del documento" representa la información escrita pertinente al proceso.
El "Símbolo de la Base de Datos" representa información almacenada electrónicamente con respecto al proceso
CONSEJOS PARA LA CONSTRUCCION / INTERPRETACION:
Si un Diagrama de Flujo se construye de forma apropiada y refleja el proceso de la forma que realmente opera, todos los miembros del equipo poseerán un conocimiento común, exacto del funcionamiento del proceso. Adicionalmente, el equipo no necesita invertir el tiempo y la energía en observar el proceso físicamente cada vez que se quiera identificar problemas para trabajar, discutir teorías sobre las causas principales, examinar el impacto de las soluciones propuestas o discutir las formas para mantener las mejoras.Los Diagramas de Flujo pueden ayudar a un equipo en su tarea de diagnóstico para lograr mejoras. Uno de sus usos es el de ayudar a un equipo a generar teorías sobre las posibles causas principales de un problema.
El Diagrama de Flujo se dibuja en una pared de la sala de reuniones. El equipo que investiga un problema redacta una descripción del problema en un pedazo pequeño del papel y lo pega en el Diagramas de Flujo en el punto, en el proceso donde el problema se ha detectado.
El equipo luego discute cada uno de los pasos en el proceso antes del punto donde el problema se ha detectado, y produce teorías sobre las cosas que podrían salir mal en el paso del proceso de forma sistemática a medida que producen teorías sobre las posibles causas principales del problema.
Otro uso de un Diagramas de Flujo es el de ayudar a un equipo a identificar las formas apropiadas para separar los datos para su análisis. Por ejemplo, considérese el problema de analizar los tiempos de reparación. Una rápida revisión del Diagramas de Flujo puede sugerir un número de grupos posibles que pueden explicar el tiempo que se necesita para hacer reparación.
RELACION CON OTRAS HERRAMIENTAS:
Los Diagramas de Flujo de procesos generalmente se relacionan con:*Mapa de Relaciones
*Mapa de Proceso Interfuncional (Cross-Funcional)
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